На дистанции #11: Как провести вебинар. Опыт пяти недель

После перерыва на майские праздники мы возобновили нашу линейку антикризисных бранчей и сегодня провели пятую онлайн встречу «Меня слышно? Как провести Вебинар: опыт пяти недель».
Старший эксперт Центра ГРАНИ Мария Оборина рассказала о нашем опыте перевода информационных и обучающих семинаров в онлайн среду.

Несмотря на отмену всероссийских нерабочих дней и изменения режима ограничений в разных регионах, вернуться к привычной жизни оффлайн нам придется нескоро. Все предстоящие мероприятия мы буем проводить дистанционно, и вебинары на ближайшие несколько месяцев останутся одним из немногих способов проводить обучения, обсуждения и переговоры.
Очень важно правильно выбрать платформу для проведения встреч. Сейчас большая часть из нас работает в Zoom, но у сервиса есть ряд недостатков, связанных с безопасностью. В нашей команде мы уже договорились попробовать другие площадки. Обязательно расскажем вам о своём опыте. Кроме безопасности советуем обращать внимание на удобство использования. Не факт, что распространенные решения подойдут вам, вашим сотрудникам или аудитории, с которой вы работаете. В этом нет ничего страшного. Решение должно соответствовать вашим запросам, быть достаточно простым и функциональным.

Если вы планируете серию крупных онлайн-встреч, лучше заранее уточнить у участников, какими платформами пользуются они, чтобы аудитории было максимально комфортно, а вы не отвлекались на разъяснение технических моментов.

Еще один важный опыт, который получили мы – вести онлайн-встречи лучше с помощником: пока спикер излагает содержательную часть, напарник может следить за технической стороной мероприятия: подключать участников, включать, выключать звук, видео, мониторить вопросы в чате и т.д. А чтобы слажено работать в паре, советуем заранее прописывать график и тайминг каждой встречи: за кем вступительное слово, кто запускает презентацию, какие слайды демонстрируются в конкретный момент, когда запускать голосование, когда переходить к вопросам и т.д.
Придётся переработать материал, с которым вы работаете. Презентации для оффлайн мероприятий и обучений больше не подходят. Сократите количество текста, добавьте визуализацию (картинки, фотографии, видео, аудио и т.д.)

Чтобы участникам ваших мероприятий было комфортно, лучше заранее выслать им всю необходимую информацию:

• ссылку на регистрацию;
•  инструкцию для регистрации и подключения к вебинару;
• время и тематику встречи;
• расписание встречи, по которому вы планируете работать;
• ссылки на материалы, презентации и т.д., которые вы будете использовать (чтобы аудитория могла заранее скачать нужные файлы, не тратить время в процессе встречи и не отвлекаться от содержания);
• инструкцию по использованию материалов.

Во время самого вебинара также стоит ещё раз рассказать о регламенте, материалах встречи, технических возможностях платформы и предстоящих интерактивах. Лучше сделать отдельный слайд презентации, посвященный этим административным моментам.

А теперь, пожалуй, о самом интересном – интерактивах и различных способах «включения» участников. Понятно, что технические возможности площадок могут отличаться, но чат встречи есть практически во всех. Не забывайте задавать вопросы, это позволяет переключаться, отдыхать, может помочь спикеру понять, с кем он работает, если на встрече незнакомая аудитория.
В Zoom есть возможность делить участников на группы. Правда, в этом случае советуем выделить модератора для каждой и заранее подумать, как поделить аудиторию. Опросы также можно проводить на сторонних площадках. Мы пользуемся Mentimeter, PollEverywhere, Slido. Они собирают ответы в реальном времени , результаты которых можно озвучить в конце встречи или обращаться к ним периодически.

Доски для совместной работы, они есть на многих платформах или можно воспользоваться Miro или Stormboard.

В процессе мероприятия можно использовать совместные документы для работы, самый простой вариант – привычный Google Docs, ещё можем посоветовать Onenote или Google Keep. Главное, отправить ссылки на них заранее и убедиться, что инструмент достаточно простой и работать с ним умеют все участники.

Не забывайте о правилах хорошего тона. Это, в том числе, помогает создать доверительную атмосферу встречи: если вы делаете запись мероприятия, предупредите об этом участников и расскажите, для каких целей потом будет использоваться видео, если планируется его публикация – то на каких площадках. Попросите не делать скриншоты встречи, если в этом есть необходимость, или озвучьте необходимость согласовать их заранее.

Заранее сформируйте пакет материалов, которые вы высылаете участникам после встречи и обязательно сделайте эту рассылку!

Больше информации и полезных советов в презентации нашего эксперта и видеозаписи встречи!

Спасибо, что были с нами.

Ждем на следующем бранче 20 мая в 12:00 по Мск. Обсудим новые идеи для продвижения общественны событий. Эту встречу проведет приглашенный эксперт Ксения Заборщикова, event-продюсер, специалист по продажам, рекламе и PR. Регистрация по ссылке. 

Бранч состоялся в рамках проекта «Пространство решений для развития инновационного потенциала СОНКО в социальной сфере», реализуемого Фондом «Центр гражданского анализа и независимых исследований “ГРАНИ”» при поддержке Фонда президентских грантов.